En la administración moderna resulta fundamental controlar, planear y organizar actividades. En éste ámbito un SIA tiene como función primordial proporcionar datos oportunos y exactos a los encargados de la toma de decisiones.
Los SIA surgen cuando las empresas crecen, y su supervisión está fuera del alcance de un solo hombre. Al suceder esto los problemas de autoridad, responsabilidad y organización comienzan a asumir proporciones considerables; momento en el cual surge la necesidad de un SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVO formal.
Éstos sistemas evolucionan en función de los resultados obtenidos y pueden alcanzar un desarrollo óptimo si evitan situaciones tales como cruces de información o procesos dobles. En algunas ocaciones, su desarrollo depende de factores como el ambiente externo, cambios tecnológicos, actualización de sus diseñadores y administradores.
Se pueden clasificar en tres tipos:
1. Sistemas de Información Operacionales: se diseñan para dar soporte a actividades de recopilación, selección y manipulación de información en un sistema de trabajo. Es posible distinguir dos partes, el back-office (trabajo interno de la empresa), y el front-office (parte que interacciona con los clientes, distribuidores y proveedores). Suelen ser el resultado de la mecanización de procedimientos administrativos con el fin de estructurar tareas.
Su objetivo es generar información confiable, permitir la detección de la falta de equipos necesarios del control y facilitar el proceso de toma de decisiones y adecuación de inversiones.
2. Sistemas de Información Tácticos o Administrativos: tienen como función modelar y rediseñar procesos de negocios donde los sitemas y las tecnologías de información puedan cambiar significativamente los negocios. Tambien incorporan en los diseños la arquitectura de negocios, y saber identificar, definir y especificar los requerimientos de información necesarios para su desarrollo. A la vez evalúan alternativas en el desarrollo de los sistemas de inforción de las organizaciones.
3. Sistemas de Información Estratégicos: estos sistemas cambian las operaciones, productos o relaciones con el entorno de las empresas para así ayudarlas a ganar una ventaja sobre la competencia. A menudo cambian los servicios y procedimientos internos, llevando a una empresa a nuevos patrones de comportamiento. Pero éstos cambios también requieren de nuevos administradores, nueva mano de obra y una relación más estrecha entre clientes y proveedores.
Así permiten a una organización obtener mejores resultados y benefician a una empresa con la reducción de costos en la fabricación de productos, mejor coordinación entre los niveles jerárquicos, disminución del tiempo de entrega del producto, entre otras.
